Politique de confidentialité

Nourri-Source Estrie respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de toute Participante* ou Employée. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de Nourri-Source Estrie. 

* Dans un souci de simplification et d’allègement du texte, Nourri-Source Estrie utilise généralement la forme féminine pour désigner toutes les personnes, sans distinction de genre. Cette utilisation vise à rendre nos politiques plus accessibles tout en respectant la diversité des genres au sein de notre organisation.

DÉFINITIONS

« Employée »

Toute personne qui travaille pour Nourri-Source Estrie moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).

« Événement »

Tout événement que Nourri-Source Estrie gère ou organise.

« Formulaire de signalement »

Le formulaire mis à la disposition de toute Employée ou Participante afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Incident de confidentialité »

Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Participante »

Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Nourri-Source Estrie en lien avec la réalisation d’un événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

« Publication »

Toute publication produite par Nourri-Source Estrie ou à laquelle Nourri-Source Estrie contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

« Registre des incidents de confidentialité »

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices »

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

« Renseignement confidentiel »

Tout renseignement fourni ou communiqué à Nourri-Source Estrie sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne une participante ou une Employée et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit une participante ou une participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

– les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;

– les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;

– les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité»

Tout service que Nourri-Source Estrie rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS

2.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.

2.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employée de Nourri-Source Estrie ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

3.1 Les employées sont tenues de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Nourri-Source Estrie.

3.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’une employée avec Nourri-Source Estrie et survit à la fin de cette relation.

COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

4.1 Nourri-Source Estrie peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employées. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

– maintenir les coordonnées à jour ;

– documenter des situations de travail ou de bénévolat ;

– permettre, dans le cas des employées rémunérées, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

4.2 Nourri-Source Estrie peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participantes. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à Nourri-Source Estrie de réaliser un événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.

4.3 Nourri-Source Estrie peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

4.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

5.1 La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web de Nourri-Source Estrie doit être indiqué, sous le titre de la direction ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.

La direction  s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

5.2 Sous réserve de l’article 5.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Nourri-Source Estrie. Les autres employées sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

5.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisées par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

5.4 Lorsqu’une employée ou une participante constate un incident de confidentialité, elle doit informer avec diligence la direction générale  de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employée ou la participante doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou à la personne responsable.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de  cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

– Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;

– Une brève description des circonstances de l’incident ;

– La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;

– La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;

– Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

5.5 La direction  juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versés au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

5.6 Seules les personnes responsables de la répartition et du jumelage sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels que Nourri-Source Estrie détient dans le cadre de cette activité ou de ce service. La direction générale peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant l’activité ou le service individualisé.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

6.1 Les employées ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

– S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;

– S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;

– Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

6.2 Lorsqu’une employée peut également, à certains égards, être qualifiée de participante, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.

6.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Nourri-Source Estrie.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

7.1 Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

7.2 Les dossiers concernant les employées sont conservés par Nourri-Source Estrie.

7.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre à Nourri-Source Estrie de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

8.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

8.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

8.3 Tel que permis par la loi, Nourri-Source Estrie peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Nourri-Source Estrie ou ses employées, par ou de la part d’une participante, d’une employée, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’une participante ou d’une employée.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

9.1 Sous réserve de l’article 9.2, les participantes et employées ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Nourri-Source Estrie a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

9.2 Nourri-Source Estrie doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

9.3 Une demande d’une participante ou d’une employée en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

10.1 Une employée manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

– communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;

– discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de Nourri-Source Estrie alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;

– laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;

– fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

10.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Nourri-Source Estrie, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

RECOURS

11.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de Nourri-Source Estrie, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de Nourri-Source Estrie si la plainte concerne la directrice générale.

11.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Nourri-Source Estrie d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

Directrice Générale

Anne-Marie Aumond

estrie@nourri-source.org

Adoptée par le Conseil d’administration de Nourri-Source Estrie le 14 septembre 2023

Annexe A  

Annexe B 

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : PLAN DE RÉPONSE

Démarches à effectuer

Lorsqu’une employée ou participante constate un incident de confidentialité, il ou elle communique avec la direction par le biais d’un formulaire de signalement prévu à cette fin.

La direction identifie les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour prévenir de nouveaux incidents.

La direction évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, selon la définition présentée à l’annexe D.

Dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la direction prévient sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) via le formulaire prévu à cette fin et toute personne dont les renseignements personnels sont affectés.

La direction tient un registre de tous les incidents.

La direction répond à la demande de la CAI d’avoir une copie du registre, le cas échéant.

Annexe C

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : CONTENU DE LA COMMUNICATION AUX PERSONNES CONCERNÉES

Quand

Tel qu’indiqué à l’article 5.5 de la présente politique, un organisme doit aviser « avec diligence » toutes les personnes dont les renseignements personnels ont été touchés par un incident de confidentialité. Cet avis doit être envoyé directement aux personnes concernées. Toutefois, le Règlement sur les incidents de confidentialité prévoit des situations où la communication peut se faire exceptionnellement par le biais d’un avis public, dont lorsque le fait de transmettre l’avis est susceptible de représenter une difficulté excessive pour l’organisme ou d’accroître  le préjudice causé aux personnes concernées..

Contenu

Comme c’est le cas pour l’avis écrit à la CAI, l’avis écrit aux personnes concernées doit contenir les éléments suivants :

– Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;

– Une brève description des circonstances de l’incident ;

– La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;

– Une brève description des mesures que l’organisme a prises ou entend prendre suivant l’incident dans le but de réduire les risques de préjudice ;

– Les mesures que l’organisme suggère à la personne concernée de prendre dans le but de réduire/atténuer les risques de préjudice ;

– Les coordonnées de la personne auprès de laquelle la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements à propos de l’incident.

Annexe D

INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION DU

« RISQUE SÉRIEUX DE PRÉJUDICE GRAVE »

Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux

Pour tout incident de confidentialité, l’organisation doit évaluer la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées. Pour ce faire, elle doit considérer, notamment :

– Quelle est la sensibilité des renseignements concernés ?

– Quelles sont les conséquences appréhendées de leur utilisation ?

– Quelle est la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ?

1. Renseignements sensibles

– Documents financiers ;

– Dossiers médicaux ;

– Les renseignements personnels que l’on communique de manière courante ne sont généralement pas considérés comme sensibles (nom, adresse) ;

– Sauf si le contexte en fait des renseignements sensibles : nom, adresses associé·es à des périodiques spécialisés ou à des activités qui les identifient.

2. Préjudice grave

– Humiliation ;

– Dommage à la réputation ou aux relations ;

– Perte de possibilité d’emploi ou d’occasion d’affaires ou d’activités professionnelles ;

– Perte financière ;

– Vol d’identité ;

– Effet négatif sur le dossier de crédit ;

– Dommage aux biens ou leur perte ;

3. Pour déterminer la probabilité d’un mauvais usage

– Qu’est-il arrivé et quels sont les risques qu’une personne subisse un préjudice en raison de l’atteinte ?

– Qui a eu accès aux renseignements personnels ou aurait pu y avoir accès ?

– Combien de temps les renseignements personnels ont-ils été exposés ?

– A-t-on constaté un mauvais usage des renseignements ?

– L’intention malveillante a-t-elle été démontrée (vol, piratage) ?

– Les renseignements ont-ils été exposés à des entités ou à des personnes susceptibles de les utiliser pour causer un préjudice ou qui représentent un risque pour la réputation de la ou des personnes touchées ?

Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, l’organisation doit aviser la Commission et les personnes concernées de l’incident. Dans le cas contraire, elle doit tout de même poursuivre ses travaux pour réduire les risques et éviter qu’un incident de même nature se produise à nouveau.